Примечание: «Документооборот» — это дополнительный модуль, который приобретается отдельно. Инструкции в данном разделе актуальны, если конфигурация программы включает модуль «Документооборот».

 

Данная возможность позволяет осуществлять учет и контроль различных датированных событий, как правило, связанных с документооборотом. В окне заказа на вкладке Документы отображается таблица контроля движения документов, в которой ставятся отметки и даты выполненных событий. Виды документов и наименования событий могут быть любыми, исходя из ваших целей и задач. Это отправка, получение, возврат и наличие документов — оригиналов или скан-копий, а также факты и даты выполнения любых других событий, актуальных при оказании транспортных услуг. Здесь же доступна возможность прикреплять к заказу файлы любых типов: скан-копии документов, фотографии и прочее.

 

Для того чтобы настроить список необходимых видов документов или наименований событий, воспользуйтесь следующей командой главного меню:

 

СПРАВОЧНИКИ → Виды документов

 

Или щелкните Редактировать на вкладке Документы в окне заказа.

 

 

Предусмотрено также автоматическое отслеживание почтовых отправлений по указанным трек-номерам для мониторинга получения документов контрагентами и фиксации дат получения. Помимо этого, для событий можно настроить удобную автоматику выполнения назначенных действий: установку сроков оплаты и признаков наличия документов, в зависимости от даты того или иного события. Данные правила и настройки устанавливаются в справочнике видов расходов, согласно инструкциям в отдельном разделе настоящего руководства пользователя:

 

СПРАВОЧНИКИ → Виды документов

 

Контроль движения документов и прикрепление файлов по заказу выглядит следующим образом:

 

 

Документы и события

 

В каждом заказе на вкладке Документы можно осуществлять контроль предусмотренных событий. Напротив каждого вида документа (события) ставится отметка Выполнено. По умолчанию отображается текущая дата, которую можно изменить при необходимости. Поля № документа и Примечание — предназначены для учета номеров документов и дополнительных сведений по ним.

 

Для видов документов с режимом почтового идентификатора в окне заказа предусмотрен визульно опознавательный признак в виде значка с изображением конверта:

 

 

Трек-номер (почтовый идентификатор отправления) указывается в ячейке № документа.

 

Щелчок по значку с конвертом — позволяет вручную узнать текущий статус почтового отправления. Данное событие считается выполненным, когда адресат получил отправление. При наступлении факта получения в заказе напротив этого события появляется отметка Выполнено с указанием фактической датой получения документов.

 

Для работы функции автоматического отслеживания почтовых отправлений по указанным в заказах трек-номерам включите следующую опцию:

 

ОПЦИИ → Дополнительные настройки → Документооборот → Автоматически отслеживать почтовые отправления

 

Отчет по событиям

 

Чтобы определить, каких документов или событий не хватает за определенный период, и по каким заказам, воспользуйтесь отчетом:

 

ОТЧЕТЫ → Документы → Контроль движения документов

 

Данный отчет показывает даты выполнения всех событий за выбранный период либо прочерки, если событие не выполнено. Также отчет отображает следующие данные по соответствующим заказам:

 

Прикрепление файлов

 

В нижней части вкладки Документы предусмотрена возможность привязки файлов к заказу. Любые типы документов могут быть прикреплены к заказу для удобства доступа к ним впоследствии.

 

Добавить — прикрепить новый документ. Также добавить новые документы можно путем перетаскивания файлов в окно заказа.

Открыть — открыть прикрепленный файл. Также открыть выбранный файл можно двойным щелчком мыши.

Сохранить как — сохранить копию файла в указанную папку.

Отправить @ — отправить файл(ы) по электронной почте (модуль "Экспресс информирование").

Изменить — изменить наименование прикрепленного файла.

Удалить — убрать прикрепленный файл.

 

Любые изменения в списке привязанных файлов вступают в силу после создания или сохранения заказа,

 

Платежные документы — открыть журнал платежных документов по заказу.

 

Лента комментариев по заказу

 

При необходимости можно включить возможность внесения произвольных комментариев пользователей по заказу. Чтобы использовать эту возможность, включите опцию Лента комментариев в окне заказа в настройках системы:

 

ОПЦИИ → Дополнительные настройки → Документооборот

 

 

Лента комментариев отображается в окне заказа на вкладке Комментарии:

 

 

Любой менеджер, имеющий доступ к заказу, может оставлять заметки и комментарии по нему. Для добавление нового комментария впишите текст в поле Новое сообщение и нажмите кнопку Отправить.

 

Обновить — позволяет актуализировать ленту комментариев по заказу.