Меню
Индекс

Документооборот по заказу

Примечание: «Документооборот» — это дополнительный модуль, который приобретается отдельно. Инструкции в данном разделе актуальны, если конфигурация программы включает модуль «Документооборот».
 
Данная возможность позволяет осуществлять учет и контроль различных датированных событий, как правило, связанных с документооборотом. В окне заказа на вкладке Документы отображается таблица контроля движения документов, в которой ставятся отметки и даты выполненных событий. Виды документов и наименования событий могут быть любыми, исходя из ваших целей и задач. Это отправка, получение, возврат и наличие документов — оригиналов или скан-копий, а также факты и даты выполнения любых других событий, актуальных при оказании транспортных услуг. Здесь же доступна возможность прикреплять к заказу файлы любых типов: скан-копии документов, фотографии и прочее.
 
Для того чтобы настроить список необходимых видов документов или наименований событий, воспользуйтесь следующей командой главного меню:
 
СПРАВОЧНИКИ → Виды документов
 
Или щелкните Редактировать на вкладке Документы в окне заказа.
 
 
Предусмотрено также автоматическое отслеживание почтовых отправлений по указанным трек-номерам для мониторинга получения документов контрагентами и фиксации дат получения. Помимо этого, для событий можно настроить удобную автоматику выполнения назначенных действий: установку сроков оплаты и признаков наличия документов, в зависимости от даты того или иного события. Данные правила и настройки устанавливаются в справочнике видов расходов, согласно инструкциям в отдельном разделе настоящего руководства пользователя:
 
СПРАВОЧНИКИ → Виды документов
 
Контроль движения документов и прикрепление файлов по заказу выглядит следующим образом:
 
 

Документы и события

 
В каждом заказе на вкладке Документы можно осуществлять контроль предусмотренных событий. Напротив каждого вида документа (события) ставится отметка Выполнено. По умолчанию отображается текущая дата, которую можно изменить при необходимости. Поля № документа и Примечание — предназначены для учета номеров документов и дополнительных сведений по ним.
 
Для видов документов с режимом почтового идентификатора в окне заказа предусмотрен визульно опознавательный признак в виде значка с изображением конверта:
 
 
Трек-номер (почтовый идентификатор отправления) указывается в ячейке № документа.
 
Щелчок по значку с конвертом — позволяет вручную узнать текущий статус почтового отправления. Данное событие считается выполненным, когда адресат получил отправление. При наступлении факта получения в заказе напротив этого события появляется отметка Выполнено с указанием фактической датой получения документов.
 
Для работы функции автоматического отслеживания почтовых отправлений по указанным в заказах трек-номерам включите следующую опцию:
 
ОПЦИИ → Дополнительные настройки → Документооборот → Автоматически отслеживать почтовые отправления
 

Отчет по событиям

 
Чтобы определить, каких документов или событий не хватает за определенный период, и по каким заказам, воспользуйтесь отчетом:
 
ОТЧЕТЫ → Документы → Контроль движения документов
 
Данный отчет показывает даты выполнения всех событий за выбранный период либо прочерки, если событие не выполнено. Также отчет отображает следующие данные по соответствующим заказам:
 

Прикрепление файлов

 
В нижней части вкладки Документы предусмотрена возможность привязки файлов к заказу. Любые типы документов могут быть прикреплены к заказу для удобства доступа к ним впоследствии.
 
Добавить — прикрепить новый документ. Также добавить новые документы можно путем перетаскивания файлов в окно заказа.
Открыть — открыть прикрепленный файл. Также открыть выбранный файл можно двойным щелчком мыши.
Сохранить как — сохранить копию файла в указанную папку.
Отправить @ — отправить файл(ы) по электронной почте (модуль "Экспресс информирование").
Изменить — изменить наименование прикрепленного файла.
Удалить — убрать прикрепленный файл.
 
Любые изменения в списке привязанных файлов вступают в силу после создания или сохранения заказа,
 
Платежные документы — открыть журнал платежных документов по заказу.