Меню
Индекс

Электронный документооборот

Примечание: «Документооборот» — это дополнительный модуль, который приобретается отдельно. Инструкции в данном разделе актуальны, если конфигурация программы включает модуль «Документооборот».
 
При помощи системы электронного документооборота (ЭДО) можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Это позволяет обмениваться с контрагентами электронными документами. Для передачи и получения электронного документа отправитель и получатель  должны быть подключены к системе ЭДО и владеть сертификатом электронной подписи. Примеры популярных систем электронного документооборота: Контур.Диадок, Сфера КурьерСБИС и т.п.
 
Программа TransTrade позволяет выгрузить документ реализации (УПД или акт выполненных работ) в специальном формате XML для его загрузки в систему ЭДО и последующей отправки контрагенту. Выгрузить такой документ можно в журнале платежных документов. Для этого откройте журнал ПД, выберите нужный документ и воспользуйтесь командой ЭДО в меню Документ. Также данная команда доступна в контекстном меню, по правой кнопке мыши на нужном документе:
 
 
Окно выгрузки файла XML для ЭДО содержит подготовленные на основании документа данные для передачи, распределенные на следующих вкладках:
 
 
Поля, наименования которых выделены полужирным шрифтом, являются обязательными для заполнения. Значения всех полей заполняются автоматически, если данные значения указаны в карточке соответствующего контрагента. При необходимости недостающие значения можно указать вручную.
 
На вкладке Документ указываются данные подписанта и оператора ЭДО. Данные подписанта берутся из карточки вашей организации. В качестве данных оператора ЭДО выступают реквизиты организации, оказывающей услуги электронного документооборота, в соответствии с инструкциями по использованию сервиса.
 

Сведения продавца

 
На вкладке Отправитель указываются реквизиты продавца, оказывающего услуги клиенту:
 
 
Идентификатор участника документооборота (отправителя) — ваш идентификатор в системе ЭДО, в соответствии с инструкциями по использованию сервиса. Данное поле требует заполнения при первом использовании и сохраняется в системе для автоматического заполнения впоследствии.
 

Сведения покупателя

 
На вкладке Получатель указываются реквизиты покупателя, заказчик услуг:
 
 
Идентификатор участника документооборота (получателя) — идентификатор вашего клиента в системе ЭДО, в соответствии с инструкциями по использованию сервиса. Данное поле требует заполнения при первом использовании и сохраняется в системе для автоматического заполнения впоследствии.
 

Содержание документа

 
На вкладке Услуги отображается описание документа: наименование услуги, итоговая стоимость, количество, единица измерения и т.д.
 
 
Грузоотправитель — опция, позволяющая включить в документ сведения о грузоотправителе.
Грузополучатель — опция, позволяющая включить в документ сведения о грузополучателе.
Количество и цена — опция, включающая расшифровку ценообразования в документе.
Подробное описание услуг — опция, включающая детализированное описание услуг, согласно заданному формату формулировки для платежных документов. Если опция отключена, документ содержит одну общую услугу по всем заказам за период.
 

Вывод документа

 
Для завершения выгрузки файла XML для ЭДО нажмите кнопку Выгрузить и укажите путь сохранения файла:
 
 
Сохраняемый файл имеет длинное наименование, содержащее коды и идентификаторы участников. Рекомендуется не изменять предлагаемое наименование файла, так как согласно правилам и требованиям ЭДО должен использоваться именно такой формат. Нажмите Сохранить. А затем загрузите созданный файл *.xml в систему ЭДО для передачи документа контрагенту.
 
Проверить файл — открывает сервис проверки XML-файлов на соответствие формату. Данная возможность может понадобиться, например, в том случае, если система ЭДО не принимает файл по причине наличия каких-либо несоответствий. Используя сервис проверки, можно определить, значения каких полей заполнены некорректно или каких данных не хватает для соответствия формату.