Меню
Индекс

Клиенты

База ваших клиентов представлена в виде справочника, открыть который можно при помощи следующей команды главного меню:
 
СПРАВОЧНИКИ → Клиенты
 
 

Поиск клиента

 
Справа вверху предусмотрено поле поиска клиента. Чтобы быстро найти нужного клиента, впишите в поле поиска часть его наименования, ИНН или номер телефона, и ваш контрагент будет найден и выбран в списке:
 
 
Если найдено несколько вариантов, для продолжения поиска совпадений используйте клавишу ВНИЗ или F3 либо кнопку далее:
 
 
Для отмены отображения результатов поиска щелкните Отменить поиск.
 

Создание и редактирование клиента

 
Для того чтобы добавить нового клиента, нажмите кнопку Создать.
Чтобы открыть для просмотра или редактирования выбранного клиента, нажмите кнопку «Редактировать» или клавишу F2. Также двойной щелчок мыши позволяет открыть карточку клиента.
 
 
Клиенткраткое название клиента, используется только в интерфейсах программы для идентификации контрагента.
 
Краткое название клиента должно быть уникальным в системе. Если необходимо создать две огранизации с одинаковым наименованием, используйте уточнения (например, в скобках):
А полные наименования огранизаций в этом случае будут одинаковыми.
 
Полное наименование организации — используется в документах и отчетах.
 
Подробные ПД — опция, включающая клиенту режим подробных платежных документов, при котором каждый заказ описывается в виде отдельной услуги с указанием деталей перевозки, согласно заданному формату формулировки. Если опция отключена, платежные документы содержат одну общую услугу по всем заказам клиента за определенный период.
 
Контактные лица — список представителей клиента. У каждого клиента должен быть хотя бы один представитель (контактное лицо).
Добавить — создать контактное лицо клиента.
Изменить — редактировать контактное лицо клиента.
Удалить — удалить контактное лицо клиента.
 
Карточка представителя клиента содержит основные контактные данные:
 
 
Категория клиента — отнесение клиента к определенной группе. В качестве категории можно использовать любые наименования, исходя из целей и специфики деятельности.
 
Для редактирования справочника категорий клиента щелкните ссылку Изменить:
 
 
Создать — новая категория клиента.
Переименовать — редактировать категорию клиента.
Вкл.установить по умолчанию выбранную категорию клиента. Данная категория будет указываться автоматически при создании нового клиента.
Откл.отменить категорию клиента по умолчанию. При создании нового клиента категорию нужно будет всегда указывать вручную.
Удалить — удалить категорию клиента.
 
Заметки — произвольный текст каких-либо комментариев по данной организации.
 
Если адрес необходимо написать в соответствии с классификатором адресов Российской Федерации (КЛАДР), щелкните по ссылке Ввод над полем адреса.
 
 
Заполните поля и нажмите кнопку Готово. Адрес будет заполнен в карточке клиента, согласно правилам КЛАДР.
 
 
Поле Расчет предназначено для указания способа расчета по умолчанию для данного клиента.
 
 
При необходимости можно добавить дополнительные способы расчета:
 
ОПЦИИ → Параметры системы → Расчеты → Настроить способы
 
Остальные поля в карточке клиента предназначены для внесения соответствующих одноименных реквизитов.
 

Автоматическое заполнение

 
Для того чтобы автоматически заполнить основные реквизиты организации по ИНН, впишите или скопируйте ИНН клиента в поле ИНН и щелкните Заполнить.
 
 
Для того чтобы автоматически заполнить банковские реквизиты по БИК, впишите или скопируйте БИК банка клиента в поле БИК и щелкните Заполнить.
 
 
Также можно автоматически заполнить поля карточки нового клиента путем вставки скопированных реквизитов. При помощи интеллектуального разбора текста с реквизитами, скопированного в буфер обмена, программа распределит значения в соответствующие поля карточки. Для этого выделите и скопируйте реквизиты контрагента (из письма электронной почты, со страницы сайта компании и т.д.), а затем воспользуйтесь этой кнопкой:
 
 

Договор с клиентом

 
Примечание: «Конструктор договоров» — это дополнительный модуль, который приобретается отдельно. Инструкции в данном разделе актуальны, если конфигурация программы включает модуль «Конструктор договоров».
 
Для создания или просмотра договора с клиентом щелкните по ссылке Договор над полем Клиент:
 
 
Описание возможностей по управлению договорами представлено в отдельном разделе.
 
 

Сведения АТИ

 
Получение информации о фирме из базы АвтоИнфоТранс (ati.su) — по ИНН контрагента.
 
Для запроса информации щелкните по ссылке Сведения АТИ над полем Заметки:
 
 
Если контрагент является участником системы АТИ, по нему доступна краткая информация:
 
 

Условия клиента

 
Каждому клиенту можно установить индивидуальные условия: настройки, расценки и т.п.
Чтобы перейти к условиям клиента, нажмите кнопку Условия внизу карточки клиента.
 
Условия клиента представлены на трех вкладках:
 
 
Условия
 
Условия оплаты — текстовое описание условий оплаты услуг, которое должно указываться в заказах автоматически по умолчанию. Подходящие условия можно выбрать из выпадающего списка или вписать вручную. Если условия оплаты могут отличаться в разных заказах, и предопределять значение по умолчанию не требуется, данное поле можно оставить пустым.
 
Для редактирования справочника условий оплаты щелкните по ссылке Редактировать над полей Условия оплаты:
 
 
Срок оплаты — максимальное количество банковских дней для своевременной оплаты услуг. Укажите нужное количество рабочих дней, если для клиента предусмотрены индивидуальные условия по срокам оплаты. Если же для клиента действуют стандартные общепринятые условия по умолчанию, в данном поле указывается значение — 0.
 
Количество рабочих дней по умолчанию определяется в настройках:
 
ОПЦИИ → Параметры системы → Срок оплаты
 
От даты счета — опция для автоматической установки срока оплаты, исчисленного, начиная с даты выписанного счета на оплату. Если данная опция включена, срок оплаты определяется и автоматически включается при выставлении счета по заказу.
 
Шаблон ПД — шаблон формулировок услуг в платежных документах. Выберите нужное наименование шаблона, если у клиента есть специальные требования по оформлению платежных документов. Если же для клиента приемлимы общепринятые условия, в данном поле оставьте значение — (По умолчанию).
 
Источник заказа — индивидуальное значение для поля Источник заказа, которое должно указываться в заказах автоматически по умолчанию. Если же в заказах клиента достаточно указывать общепринятый источник заказа по умолчанию, в данном поле оставьте значение — (По умолчанию).
 
Заблокировать — признак отнесения клиента в черный список. Если требуется запретить оформление новых заказов от данного клиента, включите признак Заблокировать и укажите обоснование блокировки:
 
 
Бланк заявки клиента — использование индивидуального бланка заявки по требованиям клиента. Пошаговая инструкция по данной возможности представлена в отдельном разделе.
 
Тарифы
 
Если для клиента действуют индивидуальные тарифы, их можно установить на этой вкладке:
 
 
Для каждого типа транспорта в отдельности могут быть указаны индивидуальные условия (время подачи транспорта, минимальное время заказа) и расценки. Отметка Вкл. позволяет включить или отключить соответствующую строку с индивидуальными расценками на определенный тип транспорта. Если для типа транспорта не определены индивидуальные условия, действуют общепринятые значения.
 
Ставки
 
Если для клиента действуют индивидуальные фиксированные ставки, их можно установить на этой вкладке:
 
 
Для каждого предусмотренного маршрута может быть указана индивидуальная ставка. Отметка Вкл. позволяет включить или отключить соответствующую ставку. Если для маршрута не определена индивидуальная ставка, действует общепринятый тариф.
 

Документы

 
Примечание: «Документооборот» — это дополнительный модуль, который приобретается отдельно. Инструкции в данном разделе актуальны, если конфигурация программы включает модуль «Документооборот».
 
К карточке клиента можно прикреплять файлы любых типов: копии документов, писем и т.п.
Чтобы перейти к прикрепленным файлам, нажмите кнопку Документы внизу карточки клиента.
 
 
Добавить — прикрепить новый файл.
Открыть — открыть прикрепленный файл.
Сохранить как — сохранить копию файла в указанную папку.
Отправить @ — отправить файл(ы) по электронной почте (модуль "Экспресс информирование").
Удалить — убрать прикрепленный файл.
 

Группы компаний

 
Если клиент имеет несколько подразделений, филиалов, представительств или дочерних фирм, их можно объединить в одну группу компаний. Для группы компаний можно определить единый максимальный долг. Таким образом, если одна фирма из группы компаний достигнет предела по допустимой задолженности, эта информация будет распространена и на другие фирмы этой группы: например, при попытке оформить новый заказ от дочерней фирмы из группы компаний будет показано соответствующее предупреждение.
 
Для управления группами компаний нажмите кнопку Группы компаний в справочнике клиентов.
 
 
Справа вверху предусмотрено поле поиска клиента. Чтобы быстро найти нужного клиента, впишите в поле поиска часть его наименования, и ваш контрагент будет найден и выбран в списке.
 
Создать — новая группа клиентов.
 
 
Редактировать — редактировать группу клиентов.
Удалить — отменить объединение клиентов в группу и удалить наименование группы.
 
Включить — включить выбранного клиента в выбранную группу.
Убрать из группы — исключить выбранного клиента из выбранной группы.
 
Клиенты без группы — опция, позволяющая отображать список только тех клиентов, которые не включены ни в какую группу компаний.
 

Менеджер клиента

 
Пользователь, создающий клиента, автоматически становится менеджером данного клиента.
Чтобы узнать или изменить менеджера клиента, выберите клиента в списке справочника и нажмите кнопку Менеджер.
 
 
Для изменения менеджера клиента выберите имя пользователя и нажмите кнопку Сохранить.
 

Фильтр клиентов

 
Фильтр клиентов предназначен для отбора определенных клиентов в списке справочника, согласно заданным условиям.
Чтобы отобрать нужных клиентов, нажмите кнопку Фильтр.
 
 
Для составления фильтра необходимо отметить нужные условия с указанием их значений. Условия с отметкой — участвуют в фильтре. При выборе значения отметка соответствующего фильтра включается автоматически.  Фильтр может включать одно или несколько условий отбора.
 
Категория клиента — отбор клиентов, отнесенных к определенной группе.
Репутация клиентов — отбор активных (Белый список) или заблокированных (Черный список) клиентов.
Менеджер — отбор клиентов, привязанных к определенному менеджеру.
Расчет — отбор клиентов с определенным способом расчета.
 
Для выполнения условий фильтра нажмите кнопку Применить.
Для отмены фильтра снова откройте Фильтр клиентов и нажмите кнопку Отменить фильтр.
 

Экспорт клиентов

 
Кнопка «Экспорт в Excel» позволяет выгрузить всех отображаемых клиентов в книгу Excel с контактными данными представителей.
 
Таблица клиентов содержит следующие столбцы:
 

Удаление клиента

 
Ненужные или неактуальные контрагенты могут быть удалены из базы. После удаления контрагент не будет отображаться в списках для выбора, но останется в ранее созданных заказах.
 
Для удаления клиента нажмите кнопку Удалить и подтвердите операцию: