Меню
Индекс

Рассылка писем

Примечание: «Экспресс Информирование» — это дополнительный модуль, который приобретается отдельно. Инструкции в данном разделе актуальны, если конфигурация программы включает модуль «Экспресс Информирование».
 
Рассылка произвольных писем клиентам и исполнителям с учетом отбора получателей: по категории контрагента, типу транспорта, меткам исполнителя и меткам транспорта. Данную возможность можно использовать для рассылки: предложений выполнить заказ перевозчикам с нужным типом транспорта, коммерческих предложений потенциальным клиентам, напоминаний о задолженности и т.д.
 
Также здесь доступен редактор шаблонов писем с использованием переменных, используя который, можно рассылать письма, автоматически оформляемые на заранее подготовленном фирменном бланке-шаблоне. Для рассылки уведомлений о задолженности предусмотрен автоматический отбор клиентов-должников.
 
Для того чтобы открыть инструмент рассылки, воспользуйтесь следующей командой главного меню:
 
УПРАВЛЕНИЕ → E-mail рассылка
 
Пример рассылки клиентам:
 
 
Пример рассылки исполнителям:
 
 
Для проведения рассылки выполните следующие действия:
 
1. В поле Тема впишите нужную тему письма.
 
2. При необходимости прикрепить файлы щелкните Добавить и выберите нужные вложения для пересылки. Также добавить вложения можно путем перетаскивания файлов в окно рассылки. Для удаления прикрепленного файла щелкните по нему правой кнопкой мыши и подтвердите действие.
 
3. Впишите нужный текст письма.
 
4. Отметьте нужных получателей из списка клиентов или из списка исполнителей, открыв соответствующую вкладку. В списке получателей доступны только те контакты, у которых в карточке заполнено поле E-mail (есть адрес электронной почты).
 
Для поиска нужного контрагента впишите его наименование в поле Найти.
 
В списке клиентов предусмотрен фильтр по категории:
 
 
В списке исполнителей предусмотрен фильтр по категории, по типу транспорта и по меткам.
 
 
Для выбора нужных меток щелкните Выбрать.
 
 
Используйте фильтры для отбора нужных получателей письма по соответствующим условиям.
 
Отметка в ячейке Отправка включает получателя в рассылку:
 
 
Отметить все — позволяет отметить всех получателей в списке / убрать все отметки.
 
Скопировать E-mail — позволяет скопировать в буфер обмена список адресов электронной почты отмеченных получателей для использования в других целях.
 
5. Нажмите кнопку Отправить, чтобы запустить рассылку писем.
 
Все исходящие сообщения сохраняются в журнале отправленных писем — см. в отдельном разделе данного руководства пользователя:
 
ИНФОРМИРОВАНИЕ → Журнал отправленных писем
 
Внимание!
 
Данный инструмент не предназначен для нежелательных рассылок в рекламных целях.
При отправке писем рекомендуется указывать умеренное количество получателей.
 
Нарушение правил пользования электронной почтой могут привести к следующим последствиям:
— ваши отправления могут быть определены как СПАМ;
— ваш почтовый ящик может быть заблокирован почтовыми сервисами.
 
Пояснив данным предупреждением возможные риски, администрация TransTrade не несет ответственности за какие-либо последствия ваших почтовых рассылок.
Рассылка осуществляется на ваше усмотрение и строго под вашу ответственность.
Спасибо за понимание.
 

Шаблоны писем

 
Для управления шаблонами писем щелкните Шаблоны в верхней правой части окна.
 
 
Создать — добавить новый шаблон писем.
Редактировать — редактировать выбранный шаблон писем.
Удалить — удалить выбранный шаблон писем.
 
Карточка шаблона писем выглядит следующим образом:
 
 
Наименование — произвольное название шаблона.
 
Оформить на бланке — при необходимости здесь можно указать имя файла бланка-шаблона, на котором должны оформляться письма. Данный файл должен присутствовать в папке Бланки, которая находится в папке с программными файлами TransTrade. Формат бланка-шаблона — документ Word (*.doc). Оставьте данное поле пустым, если письма по этому шаблону достаточно отправлять в обычном текстовом формате, без вложенного файла.
 
Тема — заголовок писем по этому шаблону.
 
Шаблон письма — заготовка текста письма по этому шаблону.
 
Ниже приведены доступные переменные, возвращающие соответствующие значения, которые можно использовать как в тексте письма, так и в бланке-шаблоне. Для вставки переменной в шаблон письма поставьте курсор в нужном месте текста и щелкните по коду переменной. Для использования переменной в бланк-шаблон скопируйте соответствующий код переменной.
 
Переменные
 
$КЛИЕНТ$ — наименование клиента
$КЛТ_КОНТАКТ$ — контактное лицо клиента
$ИСПОЛНИТЕЛЬ$ — наименование исполнителя
$ИСП_КОНТАКТ$ — контактное лицо исполнителя
$ДОЛГ$ — сумма задолженности клиента (суммой и прописью)
$ДАТА$ — текущая дата
$ФИРМА$ — наименование нашей организации
$ФИРМА_АДРЕС$ — юридический адрес нашей организации
$ФИРМА_ИНН$ — ИНН нашей организации
$ФИРМА_КПП$ — КПП нашей организации
$ФИРМА_ТЕЛ$ — юридический адрес нашей организации
$ФИРМА_ПОДПИСЬ$ — имя подписанта нашей компании
$БАНК$ — реквизиты нашего расчетного счета (номер счета, наименование банка, корреспондентский счет, БИК)
 

Уведомление о задолженности

 
При выборе системного шаблона письма Уведомление о задолженности (Долг) осуществляется автоматический отбор клиентов, имеющих задолженность перед вашей фирмой, указанной ниже — под текстом шаблона письма.
 
 
Задолженность по заказу наступает, если установленный срок оплаты в заказе уже истек, а признака оплаты заказа нет.
 
Пример оформления бланка-шаблона письма
 
 
В результате клиент получает письмо с прикрепленным PDF-документом следующего содержания: